香川県の年金事務所で実際に社会保険の調査を受けてきた話

最近では年金事務所による社会保険の調査が行われているとの話をちらほら聞きますね。
では実際にどのような調査が行われているのでしょうか。
うちの会社にも初めて調査実施の通知が届きましたので、今日は実際の年金事務所の調査内容をお伝えしたいと思います。

調査実施の通知が届く!

調査実施の通知はある日突然届きます。しかしこれには理由があります。実はうちの会社は4月から役員報酬を支払うようになったので(役員のみの会社です。)年金事務所に新規適用届を出していました。(参考→社会保険ってひとり社長でも加入しないといけないの?)年金事務所はこの新規適用届の提出のあった事業所に対し、届出のあったときから半年以内くらいを目途に調査を実施することになっているのです。ですので時期としてはぴったりですね。調査の日時は約3週間後、場所は管轄の高松東年金事務所となっていました。ちなみにこの日時は都合が悪ければ連絡の上、変更することも可能です。

持参する書類とは?

さて通知書には当日持参するものとして以下のものが記載されています。

1 労働者名簿・雇用契約書
2 源泉所得税領収書
3 賃金台帳、賃金支払明細書、給与振込明細書のいずれか
4 出勤簿またはタイムカード
5 被保険者資格取得届、算定基礎届、月額変更届、賞与支払届等の決定(改定)通知書
6 就業規則、給与規定
7 事業所のゴム印、代表者印

たくさん記載されていますので、整理しながら見ていきましょう。
役員のみの場合と、従業員を雇用している場合で以下の表にまとめてみました。

役員のみの事業所 役員+従業員の事業所
労働者名簿・雇用契約書 不要
源泉所得税領収書
賃金台帳、賃金支払明細書、給与振込明細書のいずれか
出勤簿またはタイムカード 不要
被保険者資格取得届、算定基礎届、月額変更届、賞与支払届等の決定(改定)通知書
就業規則、給与規定 不要
事業所のゴム印、代表者印

この表を見ると、役員のみの事業所のほうが、準備する書類が少ないのがお分かりになるかと思います。なぜかというと、「1 労働者名簿・雇用契約書」「4 出勤簿またはタイムカード」「6 就業規則、給与規定」はそもそも会社と従業員の間の雇用関係の中で必要な書類であり、会社と役員の間には必要ないものだからです。役員のみの場合には実際に年金事務所でも、ありませんよねくらいの温度感なのでご安心くださいね。

それに対し「2 源泉所得税領収書」「3 賃金台帳、賃金支払明細書、給与振込明細書のいずれか」「5 被保険者資格取得届、算定基礎届、月額変更届、賞与支払届等の決定(改定)通知書」は役員報酬や給与の支払いがあれば必ず整えられているべき書類ばかりです。

年金事務所はどのような視点で調査を行っているかというと、

✓ 社会保険に未加入の役員・従業員はいないか

✓ 支払われた役員報酬や給与・賞与に対する社会保険料が過少になっていないか

の主に2点です。そのような視点で考えると、持参する書類の意味合いも少しわかりやすいかと思います。

実際の年金事務所での調査と感想

実際に年金事務所で調査を受けてきました。年金事務所の窓口で調査実施の通知を見せると、担当の女性の調査官に会議室のような部屋へ通されます。パーテーションでいくつかのブースに区切られていましたが、隣のブースでも同じような調査が行われているようでした。
調査が始まると、なぜか調査通知を回収され(最後まで返却してもらえませんでした)質問を受けつつ、持参した書類を順番に確認していきます。

実際に受けた質問は

1 毎月の給与の締め日と支払日はいつか
2 届出を提出していない役員・従業員・パート等はいないか

ということくらいでした。わたしはふだん使用している賃金台帳や社会保険手続きをまとめて綴じているファイルをそのまま持参したのですが、該当の箇所をめくり提示していると

「ちゃんと綴じられて管理されてるみたいなので、大丈夫ですね^^」

と5分くらいで調査は終わりました…。特に書類のコピーを求められることもなく、あっさり終了です。ちなみにゴム印や会社実印は訂正印として使うかもしれないので準備物に入っていただけのようで、使用することはありませんでした。
そして調査官の方からは

「最初の調査の後は、通常4年ごとくらいに調査を行っています。次回また通知が届いたら対応をお願いしますね^^」

との案内を受けました。
今回の調査では、新規適用後半年間という限られた期間での書類のみだったことと役員のみの会社ということから準備物も少なく、確認される内容も簡単に終わりましたが、通常の会社で4年分となると従業員の入退社があったり報酬の変更があったりすることが見込まれますので、社会保険の加入・脱退や算定届等の確認作業は、(お互い)割と面倒だろうなあという印象がありました。

まとめ

今回の実際の調査は非常に簡単なものでしたし、準備物も少なくて済みましたので時間もあまりかけずに済みました。しかしこれは役員のみの小規模の会社だったからで、特に従業員の数が増えていくと準備も少し手間がかかってくると思われます。
他の記事でもお伝えしている通り、従業員を雇い入れることになったら、給与の支払い等はもちろんですが社会保険の諸手続きをきちんと整備しておくと慌てずに対応できるかと思います。
当記事が素敵なヒントになれば幸いです。

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