インターネット環境やPC、スマートフォン等の普及により、以前よりもFAXの存在が減少傾向になってきています。では会社にFAXは本当に必要ないのでしょうか。
「会社設立時に固定電話は必要？」という章でも触れましたが、ここではFAXの必要性について確認していきたいと思います。
FAXは今でも需要があるの？
近頃ではFAX自体オフィスにおいていない、という会社も増えてきているようです。インターネット環境とPCさえあれば、すぐにやり取りのできるメールの利用をすることが一般的になってきていますし、メールでのやり取りはペーパーレスにもつながり、環境保護の観点からも推奨されているという背景もその一因でしょう。
しかし取引先がFAXをメインに書類のやり取りをしている場合はどうでしょうか。FAX機器自体は減少傾向にあるとは言え、多くの会社が見積書などの様々な書類をいまだFAXでやり取りしています。こちらがメールを望んでいても、取引先がPCを使いこなせていない、FAXでのやり取りが習慣化されているなどの理由から「資料をFAXで送っておいて下さい」や「見積書をFAXしておきます」など、日常的にFAXを利用する場面は容易に想像がつくと思います。取引先とのやり取りや関係性を円滑化するためにも、FAXを用意してほうがよいでしょう。
FAXは会社の信頼につながる
固定電話の章でも同じような解説をさせて頂きましたが、例えば名刺などでは固定電話、FAX番号が記載しているのが最も一般的です。つまり載せていないと、なんでFAXがないのかな、儲かっていない会社なのかな等、どちらかと言えばネガティブなイメージにつながってしまいがち。
会社の信頼度を上げ、取引先に安心感を与えるためにもFAX番号は必要だと言えるでしょう。
コスト削減、ペーパーレス対応できるFAXも
FAXが必要とはいっても、ペーパーレスはもちろんコストはなるべく最小化したいもの。すべて紙を使用するのではなく、受信したデータを画像化し、一旦中身を確認できるような機種やインターネットFAXと呼ばれるようなシステムも普及しているようです。
またプリンターの複合機にFAX機能を備えたものも多く普及しています。プリンター導入の際にFAX機能の有無を検討するのもよいでしょう。
まとめ
いかがでしたか？
FAXはいまだ会社にとって信頼性を高めてくれる重要なツールという側面もあるようですね。資金の使い道にもちろん優先順位はありますが、会社設立の際はFAXの準備も検討する必要があるでしょう。
当記事が、FAX導入の際の素敵なヒントになれば幸いです。